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ElringKlinger ist davon überzeugt, dass langfristiger Erfolg auf dem Vertrauen unserer Kunden und Aktionäre in unsere Kompetenz, Innovationskraft und unsere Integrität beruht. Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften können dem gesamten Unternehmen schweren Schaden zufügen. Hinweise helfen Verstöße aufzudecken und damit Schäden zu verhindern oder zumindest zu verringern. Ein Hinweisgebersystem ist deshalb für eine effektive Compliance unerlässlich.

Unsere bestehenden Meldekanäle, insbesondere unser Hinweisgebersystem SHARE WITH US tragen dazu bei, Rechts- und Regelverstöße aufzudecken.

Nicht selten ergeben sich zu Hinweisen Fragen, die wir nur mit Ihrer Hilfe klären können und die für das weitere Vorgehen und damit den Ausgang von Untersuchungshandlungen entscheidend sein können. Deshalb bitten wir Sie, einen Kontakt zu hinterlassen, über den Sie erreichbar sind. Ihre Identität wird, soweit Sie dies wünschen und es gesetzlich möglich ist, nicht offengelegt. Unsere Hinweisgeber werden geschützt und ihre Aussagen vertraulich behandelt. Allerdings respektieren wir Ihre Entscheidung, wenn Sie Ihren Namen nicht mit uns teilen möchten. Das Hinweisgebersystem SHARE WITH US ermöglicht deshalb auch die anonyme und nicht rückverfolgbare Abgabe von Hinweisen.

Bitte beachten Sie, dass im Fall anonymer Hinweise es uns nicht möglich ist, Ihnen eine Rückmeldung zu geben.

Die ElringKlinger-Gruppe ist dem Schutz von Hinweisgebern verpflichtet. Wir dulden weder Druck auf Hinweisgeber noch Diskriminierung oder sonstige Anfeindungen gegenüber Hinweisgebern. Repressalien gegen Hinweisgeber werden nicht toleriert, sondern untersucht und sanktioniert.

Sollte der Hinweisgeber im Zuge der Untersuchung und auch im weiteren Verlauf Nachteile erfahren, kann über die Meldekanäle ein Hinweis eingereicht werden.

Werden wissentlich falsche oder irreführende Angaben gemacht, wird der Hinweisgeber seinerseits unter Umständen mit strafrechtlichen Konsequenzen rechnen müssen.

Auch für die vom Hinweis betroffene Person gilt die Unschuldsvermutung. Die Ahndung von Regelverstößen folgt dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und berücksichtigt die Schwere des Verstoßes und die sonstigen Umstände des Einzelfalles.

Sie können uns alle Verstöße von Mitarbeitern und Führungskräften der ElringKlinger-Gruppe gegen Gesetze und interne Regelungen melden. Außerdem können Sie uns alle Verstöße von Lieferanten der ElringKlinger-Gruppe und deren Unterlieferanten melden.

Korruptions- und Geldwäschedelikte

Korruption meint das Anbieten oder Gewähren von unangemessenen Vorteilen jeglicher Art bei geschäftlichen Kontakten mit Mitarbeitern von Behörden oder privaten Geschäftspartnern; Fordern oder Annehmen von unangemessenen Vorteilen durch Ausnutzung der eigenen Position.

Unter Geldwäsche versteht man das Einschleusen von illegal erwirtschafteten Vermögenswerten (Geld, Waren usw.) in den legalen Wirtschaftskreislauf. Diese Vermögenswerte sind entweder das Ergebnis illegaler Aktivitäten (z. B. Steuerhinterziehung, Drogenhandel, Korruption usw.) oder dienen der Finanzierung illegaler Aktivitäten (z. B. Finanzierung des Terrorismus).

Interessenskonflikte

Verstoß gegen Berufspflichten aufgrund eines persönlichen Interesses (z. B. private Vertragsabschlüsse mit Geschäftspartnern, Missbrauch vertraulicher Informationen; Bevorzugung von Lieferanten aufgrund persönlicher Beziehungen).

Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht

Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen wie der Austausch von Informationen. Solche Handlungsweisen zwischen Wettbewerbern, sind verboten.

Insiderhandel

Verstöße gegen Vorschriften über den Wertpapierhandel, wie z.B. verbotener Insiderhandel mit Aktien von ElringKlinger.

Datenschutzverletzungen

Datenschutzrechtliche Verstöße wie zum Beispiel die unbefugte Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten.

Menschenrechtsverletzungen

• Diskriminierung, insbesondere wegen des Geschlechts, der Zugehörigkeit zu einer ethnischen Gruppe, der sexuellen Orientierung oder aufgrund religiöser Überzeugungen. Verstoß gegen Arbeits- und Gesundheitsschutzvorschriften durch die die Gesundheit oder die Arbeitsfähigkeit eines Mitarbeiters gefährdet wird, zum Beispiel durch beharrliche, d.h. wiederholte Verstöße gegen Arbeitsschutzbestimmungen.
• Verstöße gegen das Verbot der modernen Sklaverei, des Menschenhandels und jeglicher Form von Zwangs- oder Kinderarbeit bei ElringKlinger, einem Lieferanten von ElringKlinger.
• Die Missachtung der Koalitionsfreiheit des Streikrechts, sowie das Vorenthalten eines angemessenen Lohns.
• Verstöße gegen Umweltvorschriften und/oder Nichteinhaltung von produktbezogenen Umweltvorschriften. Darunter fallen der unsachgemäße Umgang mit Schadstoffen, die illegale Entsorgung von Abfällen, die unerlaubte Freisetzung von Stoffen, durch die ein Gewässer, der Boden oder die Luft in ihrer chemischen oder physikalischen Zusammensetzung dauerhaft verändert wird.

Sonstige Verstöße

• Verstöße gegen Rechnungslegungs- und Buchführungsvorschriften sowie Vorschriften des Steuerrechts mit erheblichen Auswirkungen
  Dies umfasst die Fälschung, falsche Darstellung oder absichtliche Falschdarstellung von Dokumenten, Verträgen, Berichten oder Daten, Verstöße gegen Rechnungslegungsvorschriften, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Buchhaltung und Finanzberichterstattung, Abschlussprüfung, interne Rechnungslegungskontrollen oder die Prüfung von Jahresabschlüssen.
• Diebstahl, Veruntreuung, Betrug und ungerechtfertigte Bereicherung
  Aneignung von fremdem Eigentum, unangemessene Verwendung von Geldern.
• Verstöße gegen die Exportkontrolle, Verletzung von Sanktionen
  Etwaige Unterstützungsmaßnahmen, z. B. Lieferung von Produkten, die im Verdacht stehen, dass sie rechtswidrig eingesetzt werden.
• Schwerwiegende Verstöße gegen die Integrität des Hinweisgebersystems
  Beispielsweise Verletzung der Anonymität von Hinweisgebern, Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeiter.
• Schwerwiegende Verstöße gegen interne Richtlinien und geltende Vereinbarungen innerhalb der Gruppe
• Verrat von Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen
• Verstöße, die geeignet sind, dem Ruf des Unternehmens schweren Schaden zuzufügen

Hinweise oder Beschwerden können Sie insbesondere über folgende Kanäle eingeben:

• über die webbasierte Kommunikationsplattform SHARE WITH US
  Dieses System ist vertraulich und technisch gesichert und wird von einem unabhängigen Drittanbieter bereitgestellt.
• direkt an die zentrale Compliance-Organisation:
  E-Mail: glb.compliance@elringklinger.com

• direkt an den Chief Compliance Officer:
  Post:
  ElringKlinger AG
  Chief Compliance Officer
  Max-Eyth-Str. 2
  72581 Dettingen / Erms

  Persönlich:
  Persönliche Treffen sind möglich Im Vorfeld sollte ein Termin abgestimmt werden.

Darüber hinaus können Mitarbeiter mögliche Compliance-Verstöße oder Fehlverhalten auch direkt über Führungskräfte an die Compliance-Organisation, insbesondere an die regionalen Compliance-Beauftragten der jeweiligen Unternehmenseinheiten, melden.

1. EINGANG UND DOKUMENTATION DES HINWEISES SOWIE EMPFANGSBESTÄTIGUNG
   

   Alle eingehenden Meldungen oder Hinweise werden von der Compliance-Organisation unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert. Im Falle von telefonischen oder sonstige Sprachübermittlungen werden zu diesem Zweck Inhaltsprotokolle angefertigt.

   Werden bei Abgabe der Verdachtsmeldung Kontaktdaten übermittelt, wird der Empfang der Verdachtsmeldung der hinweisgebenden Person bestätigt und die Person wird über den weiteren Verlauf der Untersuchung nach spätestens sieben Tagen informiert.

2. UNTERSUCHUNG DES HINWEISES
   

   Die Compliance-Organisation untersucht grundsätzlich jeden eingehenden Hinweis unabhängig unter Beachtung der Grundsätze eines fairen Verfahrens. Soweit geboten, werden staatliche Behörden informiert.

3. UNTERSUCHUNGSBERICHT UND EMPFEHLUNGEN
   

   Nach Abschluss jeder Untersuchung wird ein Untersuchungsbericht erstellt. Der Bericht enthält die Ergebnisse der Untersuchungshandlungen sowie ergebnisorientierte Empfehlungen für die betroffenen und involvierten Parteien. Bestätigen die Untersuchungen Verstöße werden angemessene weitere, insbesondere arbeits- und strafrechtliche Maßnahmen eingeleitet

4. RÜCKMELDUNG AN DEN HINWEISGEBER
   

   Erfolgt der Hinweis unter Angabe von Kontaktdaten erhält der Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereist ergriffener Maßnahmen sowie die Gründe für diese. Es sei denn, die Mitteilung gefährdet Ermittlungen oder Beeinträchtigung der Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind.

5. ÜBERPRÜFUNG UND ABSCHLUSS
   

   Die Compliance-Organisation informiert sich über die Durchsetzung und Wirksamkeit der Abhilfemaßnahmen. Wenn Kontaktdaten hinterlassen wurden, kontaktiert die Compliance-Organisation die Person, die den Hinweis gegeben hat, und bewertet mit ihr das Ergebnis des Compliance-Falls.

1. EXTERNE MELDESTELLEN
   

   Die Compliance-Organisation hält für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union bereit. Die externe Meldestelle wird auf Bundesebene beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet.

   Als externe Meldestelle für Hinweise über Verstöße gegen nationale und europäische Vorschriften, die in den Aufsichtsbereich der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) als Allfinanzaufsicht fallen, fungiert die BaFin. Des Weiteren fungiert das Bundeskartellamt (BKartA) für Hinweise über Verstöße gegen Artikel 101, 102 AEUV und den entsprechenden Vorschriften des nationalen Wettbewerbsrechts als externe Meldestelle.

   Unter die Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union fallen externe Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherheit (EASA), der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA).